北京大学开通用印系统科研模块！开通横向科研合同模块！开通综合业务用印审批模块！开通教育教学用印审批模块！开通外事用印审批模块！本着成熟一个开通一个的原则，自2020年2月起至2020年8月，督查室协调相关部门先后推出五个用印模块，实现了非涉密用印业务线上全覆盖。

系列用印模块上线通知

用印系统一经推出，就以方便、快捷、清晰、友好等特点获得广泛好评。有的老师在朋友圈实名点赞，表示12分钟完成所有文件审批流转、一气呵成；有的老师特意发邮件表示感谢，称赞“现在流程太方便了”；还有的老师在微信群里交流，一致赞扬“系统灵活好用”“一教就会”“用户体验好得很”“用印系统的提醒做得很好，微信短信邮件都提醒，是系统的亮点”“因为有提醒，办得很快”。除了用户称赞，审批部门的老师们也表示：“这学期用印系统上线后，办公环境终于安静下来了，不用被等待审批的老师乱糟糟地围着了”“安静的环境中审批，办事效率更高了”。

用户和审批部门对用印系统的部分评价

用印系统获赞的背后，是学校领导和相关部门高度重视、共克时艰、共同推进的努力和付出。

2019年“不忘初心、牢记使命”主题教育期间，校党委书记邱水平指示就建设一站式办事服务大厅事项进行调研论证并列入校级整改台账，要求相关部门优化流程、简化环节，为师生提供便捷服务。在2020年寒假战略研讨会上，邱水平明确提出“加强网上办事大厅建设，为师生提供‘一站式服务’”。

公章作为公权力的象征，长期以来在使用环节中慎之又慎，需要层层审批、逐级把关。近年北京大学年均使用校级党政公章业务量达到40多万个，这种线下用印审批模式虽然看起来安全，但不方便，并且一旦发生问题，也很难溯源倒查。曾有师生在调研座谈会上提出用印和大额资金审批周期长、效率低的问题，每逢课题立项、结项和开学毕业等批量用印节点，经常出现用印人拥堵在职能部门等待审批、围堵在督查室等待用印的情况。

疫情发生加大了面对面办事的风险，但学校各项工作不能停摆。虽值寒假期间，相关部门未雨绸缪、一拍即合，紧锣密鼓启动了用印需求最迫切、用印人次最多的科研用印系统开发工作。由督查室牵头，计算中心执行，科学研究部、社会科学部、科技开发部、先进技术研究院、医学部主任办党办和医学部科研处等部门参与的工作群迅速集结起来，大家在云端反复沟通，仅仅10天时间就完成了需求分析、流程设计、程序开发、角色匹配、远程测试等工作。2020年2月14日，科研用印模块正式上线，初步落实了学校的常态化疫情防控工作，师生在院系、职能部门实现“零接触”审批，最大限度减少人员聚集，避免交叉感染风险，将疫情对学校日常业务的影响降到最低。同时首次实现了校本部与医学部职能部门、各医院等二级单位的学校门户业务融合，且对学校网上办事大厅的建设具有借鉴意义，最终实现“让网络多跑路，让师生少跑腿”。这也是相关部门送给全校师生的最好“情人节”礼物。

随后，在法律事务办公室、科学研究部、社会科学部、科技开发部等相关部门大力支持配合下，用印审批系统与新开发上线的“智能合同管理”系统对接，开通了“横向科研合同（本部）”用印模块；综合业务、教育教学、外事用印等审批模块的开通也都离不开党委组织部、人事部、财务部、实验室与设备管理部、房地产管理部、教育基金会、教务部、研究生院、继续教育部、国际合作部、医学部主任办党办、医学部教育处、医学部研究生院、医学部继续教育处、医学部国际合作处等业务管理部门的支持配合。这也是北京大学用印系统成功上线、获得好评的经验和法宝。

用印系统开发看似是技术问题，实则是管理问题，本质上是流程再造、简政放权的问题。业务梳理、流程再造看似简单，牵涉的却是部门多年的工作习惯和思维习惯，特别是从管理到服务的思维转换。北京大学用印系统的成功之处，就在于处处为用户考虑，“怎么让用户体验好”是系统开发伊始就定好的调子，成为大家的共识。按照把“复杂的事情简单化”原则，进行“过程分类、人员归组”，确定了流程基本方案，强调让用户“只填一次表”，避免重复填报。填写表单阶段考虑了与用印相关的全部要素，所有字段填写时都有示例或提示，以达到“无需培训、上手即用”的目的。为了提高效率、减少线上流转时间，在系统审批和办理的每个时间节点，都通过短信、微信、邮件等多渠道发通知提醒相关人员，审批人在审批阶段、用印申请人在审批完成阶段都会收到相应通知提醒，所有进度了然于胸，不会石沉大海。

用印系统是线上线下相结合的业务。在用印申请人完成线上审批后，如何避免他们在现场用印阶段聚集，也是督查室思考的重中之重。在疫情初起，督查室调整疫情防控期间用印模式，采用“当天上午收件、集中消毒、用印，次日上午发件”的办法，实现了“非接触”用印。后期，结合疫情防控常态化要求，避免人员交叉聚集，督查室根据用印系统审批情况，对用印量少的，统一指定时间“即盖即走”；对大批量业务实行精准调配、预约办理，即一对一通知大批量用印单位，约定时间、逐一办理，避免了人员聚集和排队等候。安静的用印现场背后，是系统支撑和用心办事的双重加持。

上线以来，科研模块共审批2857项、用印33401 个；横向科研合同模块（本部）共审批294项、用印3649个；综合业务模块共审批377项、用印5168个；教育教学模块共审批26项、用印4967个；外事模块共审批16项、用印2187个。