吴志攀:办公室里的制度与温度

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有人吗?”

现在,机器人与人对话都讲究有“温度”、要让社会感到温馨、让人们愿意接受,更何况真人呢?办公室管理制度发展的方向,只能是把机器变成“人”,而不能把人变成“机器”。

我上班时,办公室里堆满了书。身为高校教师,又做行政管理工作,所以我的办公室与研究室合二为一。书多得没地方放,不得不码在办公桌上,围成一个“U”字形,开口那面对着我。有人来找,进门看不见我,因为被这堵“U”形书墙遮挡了。幸运的是,领导对此宽容,并未对我这种办公室提出过“整改”要求。

公共机构办公空间,是一个值得研究的课题。它既是工作人员工作场所,也是公共机构形象的窗口。来访者看到的办公室是整洁和干净的画面,还是“脏乱差”的画面,感受会是截然不同的。

01也说“办公室心理学”

公共机构是社会服务部门,倘若办公室“脏乱差”,外部效应也会是负面的——人们很可能产生疑问:“办公室管理得这么糟糕,能处理好我们的事吗?”我也曾听说过,一些公共机构对办公室有着严格的要求:不许摆放绿植,书架上不能有与工作无关的书籍,办公桌抽屉里不允许放食品和茶叶等。

然而,事物都有另一面。在公共机构办公的工作人员不是机器上的零件,他们也是有灵性,有个性的、有想象力的、活生生的人。既然是有灵性的人,那么人的主观能动性能否得到发挥,工作积极性能否调动起来,直接关乎工作效率和质量。

管理制度的目标是产生更好的工作业绩,更是对社会提供更好的产品和让人民群众满意的服务,而不是“当一天和尚撞一天钟”。从这个角度看,那种办公室里不许摆放绿植,书架上不许摆放与业务无关的书籍,办公桌抽屉里不可以放茶叶和零食的规定,显然不利于调动工作人员的积极性,只能让办公室氛围毫无生机,更无人性关怀。

办公室管理制度,还关系到心理学。同样两个单位的工作人员,一个是有工作积极性,另一个没有,那么两者的工作效率和业绩是完全不同的。如何调动工作人员的积极性,就成为“办公室心理学”要关注的课题之一。在这个领域,过去常见的关注点,多数是如何处理好上下级或同事关系——在国外称之为“办公室政治”等内容。如果从环境外观方面看,如何将办公室布置得体,让人身心感觉舒服或视觉感觉美观等,这些外部因素反过来也会影响人的工作积极性。例如,工作人员愿意长时间坐在工位上,而不是尽快“逃离”。

02 办公环境与员工个性

话说到这里,我联想到许多年前,在国内外访问多家互联网公司时看到的场景:这类高科技公司是智力资源集中的地方。这类企业给员工提供非常灵活、宽松和自由的办公条件和环境。例如,有的公司给员工提供固定工位,有的则没有。

例如,互联网巨头Meta公司创始人兼首席执行官马克·扎克伯格在自己的公司里不但没有办公室,就连固定工位也没有。他来公司时,随便找一个空的工位,将笔记本电脑放在工作台上,再将台面和座椅调节到适合自己的高度,就开始联网工作了。待他处理完工作,就带上自己的笔记本电脑离开,别人也可以用这个空出来的工位。

还有一些互联网公司允许员工带宠物来上班。我在境外一些高科技企业看见过宠物猫正在工位上工作的主人身边垫子上睡大觉。我也看到过大型犬安静地卧在主人脚边,眼睛盯着主人的一举一动。这种企业对爱好宠物员工的考虑,让员工更有归属感。在国内,我也在一些书店里,看见许多“店猫”,在书架顶端上或“巡视”或“俯瞰”读者。我所工作的高校,个别胆大的“校猫”,会走进教室与学生一起“听课”或独自打瞌睡。

还有一些高科技企业的办公空间布置了美丽的绿植——夸张一点说,好像一个公园。不仅如此,工位附近有摆放零食和饮料的台子,随时供人取用。员工餐厅也供应种类较多的可口饭菜,员工不仅可以本人在这里免费吃饭,还可以申请带家人和朋友来参观并用餐。

一些企业的办公空间与休闲、锻炼身体的设施距离不远。工作累了,人们就可以到休闲空间躺一下,或活动活动胳膊腿。还有热水、洗漱用品、毛巾拖鞋、牙膏牙刷等,也都在卫生间附近的淋浴间和更衣室里备用,洗衣机和烘干机也有。出差回来的人,如果先回办公室,就可以在这里洗漱更衣,回家前出差的衣服,都已经洗好烘干了。高科技企业的这些福利和便利的安排,对工作很有帮助:工作人员节省了办理个人事务的时间,就可以有更多的时间投入工作。

上述这些充满人性化的温馨画面,与那种办公室里“不允许摆绿植”等“三不”规定,真是天壤之别。现在是网络时代,任何管理制度只要一上网,那句老话“群众的眼睛是雪亮的”就灵验了——相信大多数网民的看法不会错。

将近三十年前,我在访问一家外国银行总部时,在总部大楼里看到设有托儿所、理发室、洗衣房、裁缝店和小卖部等。这些都是银行外包给专业服务机构来做的,属于“购买服务”的内容。看到这些的我,一时难以理解。因为那时我国国有商业银行,正在考虑上市,投行建议的准备工作之一,就是把“不直接创造利润”的“后勤”部分从即将上市的银行“剥离”出去。对比当时我在外国上市商业银行看到的画面:他们一直购买这些生活“福利”送给员工,无论上市前后,从来没有“断”过。我想,他们这样做的目的,是加强员工的忠诚度和提高工作效率。

03 工位管理观念悄然生变

不久前,有朋友转发给我一个帖子:《女生花一万元改造工位被全公司围观》。帖子里说的是:“杭州女生小秦花费万元改造工位,摆满盲盒手办展现个性,提升工作幸福感。”从配发的照片看,工位正面和两侧装上了架格,里面摆满了她收集的玩偶。乍一看,好像商店里布置的一个五彩斑斓的小橱窗。帖子的发布者赞赏这位女生的做法,因为她把“工位变成了打工人展示个性的舞台,反映职场新潮流。工位改造提升环境美感,工作热情与专注更关键。”

我看到这个帖子,深感杭州的这家公司工位管理观念灵活、开放。只要是对工作积极性有提高的,对工作人员想象力和创造力有激发的,对工作效率有促进的,类似这种按照个性与爱好布置工位都可以接受。这则消息很快冲上热搜,不但展现了这位女生的个性和审美,还给她所在的公司带来了好评。我认为,这样的公司会吸引年轻人来工作。

上述帖子还写道:“一直以来,工位往往只是一个冷冰冰的地方,没有过多的装饰,更不会有个人特色。但现如今,随着办公室文化的兴起,工位成了打工人精神的展示柜。大家希望通过工位的装饰,能够展示出自己的个性和生活态度。小秦的工位改造,不仅满足了她个人的审美需求,也为全公司带来了一种新的工作氛围。”我想,这就是这个帖子上热搜的原因所在吧。

政府公共机构和企业单位等,都有各自办公空间的管理制度。过去给人们的印象是不能有工作人员个性的装饰展现。好像这样才能显示管理制度的严格,对工作人员约束之严格。但是,如果将这种包括对人严格约束在内的办公空间严格管理制度与绩效考核相结合,未必就能提高工作绩效。

现如今,几乎有关人的管理,就讲究“温度”,过去那种“冷冰冰”的管理制度,把人训练成为“工具人”的做法被吐槽。现在,机器人与人对话都讲究有“温度”、要让社会感到温馨、让人们愿意接受,更何况真人呢?办公室管理制度发展的方向,只能是把机器变成“人”,而不能把人变成“机器”。

(作者系北京大学法学院教授)

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