北京大学档案馆收集指导办公室成立于2000年，是档案馆开展档案资源体系建设的基础部门，负责全校120余个院系/职能部门档案的收集整理和移交入库，涉及文书、学籍、科研、基建、会计、人物、声像、实物、已故、出版等十大门类档案；负责全校档案员队伍建设和业务培训；负责有关档案（包括电子档案）收集整理要求和制度的草拟和宣介；负责全校立卷单位信息梳理、业务分析等工作，帮助立卷单位建立高质量的文档管理制度。

收集指导办公室目前有三位工作人员，数量不多，却是一支特别能“战斗”的专业化队伍，分别与学校120余家单位档案员对接，收集学校各个领域产生的原始记录，保证归档工作顺利开展。

收集指导办合影【左起魏卓、陈香、王瑾（退休）、李向群（退休）、邹儒楠】

多措并举，归档准备预先做

完善制度建设，启动《北京大学档案管理办法》制订工作，落实立卷单位的归档责任制。修订文书、学籍、声像档案归档实施细则及整理要求。制定《北京大学档案馆荣誉称号授予办法》，提高档案员的获得感和积极性。

加强档案员队伍建设，组织档案员及档案工作分管领导赴皇史宬、中国第一历史档案馆等专业机构参观，通过近距离观摩档案实物，增强档案员队伍的凝聚力和档案意识。以档案员沙龙、交流会等形式建立档案员交流平台，探讨工作中存在的问题，互相借鉴启发。2023年，档案馆还首次开展了档案工作先进个人和先进集体的评选，在档案员队伍中形成了一股“学先进精神，谱兰台新篇”的良好作风。

2023年4月组织档案员及档案工作分管领导参观中国第一历史档案馆

开展多形式的归档业务培训，不断探索业务培训形式和内容的更新优化，摸索出了全员培训+定制化上门服务的培训模式。2022—2023年度组织全校文书档案员培训12场、学籍档案员培训两场。针对不同部门的需求，提供定制化“上门服务”：为教务部、国际合作部、校团委等多家单位提供个性化文书档案业务培训；为物理学院、化学与分子工程学院提供科研项目档案归档培训服务；为先进技术研究院提供军工项目档案验收培训服务。

2023年10月文书档案员培训合影

2023年6月学籍档案员沙龙合影

用心优化归档全流程，编写《文书归档操作手册》《本科学籍归档操作手册》，为可能出现的问题做好准备。同时，整理室配备了工作台和各种工具，为档案员整理档案提供舒适方便的环境。

拓宽收集渠道，积极推动线上线下同时征集。收集学科口述档案、征集人物档案，记录北京大学的发展历程和人物故事。开通线上征集系统，面向校友和关心北大发展的人士征集与北大相关的老照片和珍贵文件，取得良好社会效应。

聚沙成塔，档案收集质量、效能双提升

近年来，档案馆归档总量明显增多，内容更加多元化。经统计，档案馆共指导、接收2021年形成的各门类档案合计27,010卷（件），其中党政管理类档案8429卷（件）、学籍档案13,552卷（件）、声像档案1695卷（件），相比同期的归档量上升52%。电子档案归档量达到784GB，较上一年度增加了212%。同时，归档内容单一的现象有所改观。归档会议纪要的单位数量有所增加，各单位归档材料中声像照片类、音视频类档案数量明显增多。除常规档案材料的收集，还争取到邓广铭先生人物档案2500余件、侯仁之先生人物档案2000余件入馆。

同时，办公室也团结了一支能干、肯干的档案员队伍。全校共有档案员近200人，通过业务培训、外出参观等活动，档案员对档案和档案工作有更深的认识，表示将养成好的工作习惯，在一项工作部署开始就考虑最后的归档。通过先进集体和个人的表彰，档案员们也互相学习、取长补短，形成了良好工作氛围。

团队成员不断探索和实践归档新模式，积极推进电子档案归档工作，提出“增量电子化”的归档目标，即纸质档案归档同时挂接扫描件，与原生电子档案从不同入口进入系统。为此，收集指导办提前调整系统入口，明确纸质档案和电子档案归档操作流程，同时收集记录新模式下归档过程中产生的问题，及时沟通反馈。

不断精进，百尺竿头更进一步

档案馆当前正朝着智慧化方向螺旋迭代，收集工作面临重大变化。如何做好电子档案的归档、序化、安全管理是一大挑战。收集指导办以智慧化为方向，探索档案收集的新发展，将逐步探索区块链、云平台、自动归类等新技术在档案收集中的应用，开辟档案收集工作新道路。办公室还将加强学习，跟踪和了解不同的前沿技术，为档案收集所用，讲好档案内容里蕴含的北大故事和精神。

2023年10月参观首届中国智慧档案科技博览会

团队成员积极建立紧密合作关系，加强日常与档案员的沟通交流，多了解、分析各单位的业务内容和特点，开展有针对性的归档指导工作；帮助立卷单位理顺归档与日常工作的关系，发挥归档对日常工作在材料支撑、工作借鉴、决策支持等方面的价值，使归档成为各单位工作的助力。

收集指导办成员表示，感谢学校团委对其工作的肯定，将带着这份荣誉，继续以积极的态度、敬业的精神，通过一年一度的档案收集聚沙成塔，以精进之心，为构建结构优化的北大档案资源体系集腋成裘，为保存北大记忆、传承北大精神继续努力前行！

专题链接：2022—2023年度青年文明号、青年岗位能手（标兵）